Introduzione all'Archiviazioni in ufficio

In cosa consiste l'archiviazione?

C'è una prima cosa che bisogna dire subito. L'archiviazione non è una materia scolastica e non è una scienza esatta, è solo un modo di procedere, per cui logicamente ognuno fa un po' come gli pare. Ne consegue che i metodi di archiviazione sono infiniti, proprio perché risultato di un personale modo di vedere le cose. E anche quando uno di questi metodi è assolutamente sbagliato da un dato punto di vista, per la persona che lo usa è corretto in quanto riflette la sua mentalità, per cui ogni carta viene da lui subito trovata al primo tentativo.

È questo infatti il traguardo di una corretta archiviazione: trovare un documento quando se ne ha bisogno. Gli archivi non devono essere un ammasso di cartacce che si tiene a disposizione delle autorità, perché così vuole la legge. Gli archivi devono bensì essere un aiuto nello svolgimento delle singole mansioni quotidiane di ogni impiegato. Sono dei precedenti che insegnano come risolvere le varie questioni che si presentano in un'azienda. E se l'impiegato di cui sopra, quello che archivia in modo del tutto personale, trova senza indugio ogni cosa, è proprio perché nella ricerca usa le stesse regole che gli avevano fatto catalogare quella carta in quel modo. Ma che cosa succede se un altro impiegato viene incaricato di trovare quel documento? Semplicemente non lo trova e ne risulta certamente un danno personale per lui e, se si tratta di cose importanti, per l'azienda intera.

Ecco perché bisogna cercare di fare il proprio lavoro - che comunque andrebbe fatto - in modo tale da non intralciare il lavoro del collega, ma di agevolarlo. Per questo è necessaria l'osservazione di regole di base che aiutino a comportarsi in modo omogeneo, ad eseguire date operazioni sempre nello stesso modo, usare sempre le stesse procedure. Sembra una cosa da poco, ma non lo è. Pensiamo solo alla strada che una pratica deve fare prima di essere definita. Passa tante di quelle mani, alle volte, che può ben facilmente incagliarsi da qualche parte. Gli impiegati dicono in questi casi che le pratiche si imbucano, i capiufficio multano la deficienza, gli sportellisti si scusano per il disguido, l’utente finale accuserà inevitabilmente tutti quanti di incapacità. Ma il più delle volte si tratta soltanto di scarsa collaborazione tra colleghi e di scorretta archiviazione.

Torniamo sempre allo stesso punto: se le carte vengono archiviate in modo comprensibile a tutti, cioè in modo tale che le possa trovare subito anche chi non le aveva archiviate, il lavoro d'ufficio è molto, ma molto agevolato.