Introduzione all'organizzazione aziendale

L’imprenditore, sia singolo oppure gruppo di persone tra loro legate dalle motivazioni che le hanno spinte a creare l’impresa, inevitabilmente, secondo le capacità imprenditoriali disponibili, organizza i mezzi e le risorse umane a disposizione, per creare relazioni gerarchiche e/o funzionali e coinvolgerle, in maniera diretta o trasversale, nelle diverse attività di gestione ed assicurare all’impresa la miglior possibile efficienza e produttività. L’organizzazione, anche se istintiva, si basa su nozioni e principi:

•  Tecnici
•  Di mercato
•  Economici
•  Patrimoniali
•  Di gestione delle risorse umane

ed è un insieme di comportamenti, tra loro coordinati da molteplici regole, alcune espresse altre sottintese, che stabiliscono:

•  Le gerarchie
•  Le deleghe e le competenze
•  La suddivisione dei compiti
•  Le procedure

È fondamentale evidenziare che l’organizzazione, che è una componente degli atti di gestione, è e deve essere "dinamica": infatti, l'impresa è parte dell'ambiente, del mercato cui si rivolge, vale a dire di un sistema più vasto in continua evoluzione e trasformazione, all'interno del quale deve sistematicamente trovare collocazione e sopravvivenza. Dunque, quando la progressiva crescita dell’impresa richiede l’ampliamento della struttura, il trasferimento “il sapere” e la delega, anche solo parziale, del potere decisionale e la relativa responsabilità, diventa improrogabile evolvere progressivamente il modo di gestire da informale ad organizzato per:

•  Definire responsabilità, funzioni e mansioni
•  Creare punti di riferimento a supporto del processo decisionale
•  Delegare, almeno in parte, la responsabilità delle decisioni
•  Instaurare procedure per la raccolta dei dati contabili ed extra-contabili
•  Avvalersi d’analisi e proiezioni dei dati storici
•  Stabilire obiettivi e strategie
•  Motivare le decisioni
•  Pianificare e controllare la gestione

Durante questo processo, che nella vita dell’impresa, come già detto, è in continua evoluzione, saranno state anche tracciate, instaurate o modificate procedure per la raccolta dei dati contabili ed extra-contabili individuando:

•  Chi deve fare
•  Cosa deve fare
•  Come deve fare
•  Quando deve fare

I modelli tradizionali d’organizzazione hanno indicato come utilizzare al meglio le risorse umane e strumentali presenti in azienda, individuando unità organizzative elementari tra le quali suddividere:

•  Le attribuzioni di responsabilità
•  Le deleghe di autorità
•  Lo schema dei collegamenti tra posizioni aziendali.

Tuttavia, ogni impresa, necessariamente, si dota di una propria organizzazione, pertanto un modello già sperimentato in altre realtà imprenditoriali può costituire un riferimento iniziale, ma deve essere di volta in volta adattato ad ogni singola situazione aziendale, modificato ed adeguato:

•  Ai cambiamenti del mercato
•  Alla dinamica della gestione
•  Alla crescita o alla riduzione dell'impresa

L’organizzazione di un’azienda, dunque, non può prescindere dal considerare alcuni aspetti fondamentali:

•  Il sistema decisionale, che assegna ai diversi soggetti aziendali i poteri necessari per raggiungere gli obiettivi predefiniti
•  Le modalità operative per l’utilizzo dei mezzi materiali ed immateriali disponibili e necessari per l’attività aziendale:
•  fabbricati
•  macchinari
•  impianti
•  magazzini
•  Soft-ware
•  Know-how
•  L’organizzazione del fattore umano
•  Una chiara assegnazione dei poteri decisionali
•  La divisione del lavoro con una precisa attribuzione delle competenze e delle funzioni a tutti i soggetti
•  Il coordinamento delle azioni e delle relazioni di chi ricopre ruoli e responsabilità diverse all’interno dell’azienda
•  Un sistema informativo che consenta l’adeguata circolazione delle informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda.