Il Foglio di calcolo (superiori)

Avviamo “Calc”

Perché un foglio di calcolo.

In molti ambiti gli umani sono costretti ad effettuare molti calcoli, pensiamo solo all'economia, alla ricerca scientifica o statistica, alla progettazione, ... I matematici spesso hanno realizzato strumenti per semplificare i calcoli, inventando i computer hanno trovato il modo di far fare completamente i calcoli a qualcun altro: al computer.

Se dobbiamo eseguire molte operazioni è più sicuro (e meno noioso), farle fare ad un elaboratore elettronico. Ma come convincere un calcolatore a fare i calcoli per noi? Il modo più semplice è quello di avviare un apposito programma che si chiama genericamente “foglio di calcolo”.

Ne esistono molti in commercio, noi ci riferiremo a “Calc” che è il foglio di calcolo del programma di ufficio: “Libre Office” (o “Open Office”). Se non avete “Libre Office” nel vostro computer, fatevi aiutare da qualcuno esperto e installatelo, è facile. Il programma si scarica gratuitamente da Internet ed è un software libero.

FIGURA 1: Come si presenta una finestra di Calc.

Una volta trovato (o installato) Libre Office avviate il programma “Calc”. Vi troverete davanti un foglio di calcolo e tutta una cornice che contiene gli strumenti per gestirlo, dall'alto in basso possiamo riconoscere:

• Il menu.
• La barra delle icone (individuate l'icona per salvare il lavoro, per stampare il foglio, per le operazioni di taglia-copia-incolla, ...).
• La barra di formattazione.
• La barra di immissione.
• I bordi del foglio.
• Il foglio vero e proprio.
• La barra di stato.

Nei seguenti paragrafi vedremo cosa è e come si usa un foglio di calcolo.

Celle, colonne, righe... il foglio di calcolo

Cos'è, e come usare le funzioni di base di un foglio di calcolo.

Un Foglio di Calcolo è un'immensa tabella composta da alcune migliaia di righe e alcune centinaia di colonne che generano una grande quantità di celle nei loro incroci. L'elemento base di un Foglio di Calcolo, è dunque la cella. Ogni cella ha: un indirizzo, un contenuto e un formato:

Indirizzo

Come nella battaglia navale l'indirizzo di ogni cella è composto da una lettera seguita da un numero, ad es. B3 è la cella che si trova all'incrocio della seconda colonna con la terza riga. Poiché le lettere sono solo 26 e noi, a volte, abbiamo bisogno di più colonne, arrivati alla lettera “Z” proseguiamo con “AA”, “AB”... e così via. Nella barra di immissione, in alto a sinistra viene visualizzato l'indirizzo della cella in cui ci troviamo. Cliccando in diverse celle si può osservare l'indirizzo che cambia.

Contenuto

Ogni cella può avere un contenuto che è uno di questi 3 oggetti:

• Parole, una stringa qualunque.
• Numeri che possono rappresentare anche percentuali, ore o date.
• Formule, espressioni che iniziano con un uguale. Quando si termina di inserire una formula, nella cella viene mostrato il risultato del calcolo, mentre il testo della formula appare nella parte alta dello schermo nella barra di immissione.

Gli operandi delle formule, possono essere numeri o indirizzi di celle. Quando viene modificato il contenuto di una cella, tutte le formule che contengono il suo indirizzo vengono ricalcolate.

Formato

Ogni cella ha diversi attributi che riguardano il suo formato o quello del suo contenuto. Ci sono decine di aspetti che possono essere modificati con il formato della cella:

• Colore di sfondo.
• Bordo.
• Dimensioni.
• Font, colore, dimensione dei caratteri.
• Formato dei numeri.
• Allineamento del contenuto.
• ....

Possiamo applicare queste prime informazioni per realizzare un formulario di geometria che calcoli perimetri e aree di vari poligoni. Apriamo un nuovo foglio di calcolo. Prima ancora di incominciare a riempirlo lo salviamo con nome:

Menu-File-Salva Come.

Conviene salvarle il documento in una nostra cartella e darle per nome “quadrilateri”. Per salvare un file basta anche cliccare sull'icona con un dischetto, di solito terza da sinistra o più rapidamente ancora premere il tasto:

.

L'obiettivo è avere un foglio nel quale inserire alcuni dati relativi ai quadrilateri notevoli e calcolare altre informazioni relative alla figura. Possiamo distinguere con un colore di sfondo le celle nelle quali inserire dati e con un altro colore quelle che conterranno i risultati. Dovremo adattare la larghezza delle colonne a seconda dello spazio occupato dal contenuto. Potrebbe anche essere utile graficamente separare i vari problemi riquadrando con un bordo le relative celle. Di seguito riporto dei suggerimenti per l'inizio del lavoro:

• A1: Formulario di geometria: i quadrilateri (dimensione e colore a fantasia).
• A3: Problemi sul Quadrato (grassetto, colorato).
• A5: Dato il lato, trovo: perimetro, area e diagonale (grassetto, corsivo).
• A6: Lato: (allineamento a destra).
• B6: (colore di sfondo: verde).
• A7: Perimetro (allineamento a destra).
• B7: =B6 * 4 (colore di sfondo: azzurro).
• A8: Area.
• B8: =B6^2 (colore di sfondo: azzurro).
• A9: Diagonale.
• B9: =B6*sqrt(2) (colore di sfondo: azzurro).
• A1:B9 (Menu-Formato-Cella-Bordo: contorno).

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

Prima di procedere con il formulario conviene provare inserendo nella cella B6 diversi valori numerici prima semplici per controllare che il foglio esegua calcoli corretti, poi più strani, con la virgola, molto grandi o molto piccoli e osservare i corrispondenti risultati. Una volta risolti eventuali problemi riscontrati, possiamo salvare il lavoro fatto e passare ai problemi inversi del quadrato oppure affrontare i problemi relativi ad altre figure geometriche.

Riassumendo

• Un foglio di calcolo è composto da un gran numero di “celle” organizzate in “righe” e “colonne”
• Ogni cella è caratterizzata da:
  • Un indirizzo, composto da una lettera o gruppo di lettere e un numero.
  • Un contenuto, che può essere:
    • Un testo.
    • Un numero.
    • Una formula.
  • Un formato.

Formati e ordinamenti

Come selezionare un blocco di celle, sommare i dati di un intero blocco, modificare la larghezza di una colonna, disegnare griglie, ordinare i dati.

Spesso nei fogli di calcolo si devono inserire formule con molti operandi o molte formule che si assomigliano, i fogli di calcolo forniscono degli strumenti per realizzare ciò in modo efficiente e veloce. Come primo esempio partiamo dai dati relativi alla superficie dei continenti e alla loro popolazione. Per ora lavoreremo su pochi dati, ma cerchiamo di ragionare pensando di avere a che fare con centinaia di righe di dati invece che con solo queste sei.

FIGURA 2: Dati relativi alla superficie e alla popolazione dei 6 continenti.

Avviamo un nuovo foglio e salviamolo con il nome “continenti”. Poi eseguiamo le seguenti istruzioni:

• A1: Dati relativi alla popolazione e alla superficie dei continenti (dimensione e colore a fantasia)
• A3:C10: Ricopiamo i dati della tabella riportata sopra.

Non è difficile ricopiare la tabella, si incontra qualche difficoltà solo nelle celle B3 e C3.

• La cella B3 contiene un carattere posto a indice, come ottenerlo? Innanzitutto si scrivono tutti i caratteri che vogliamo appaiano: “Area (km2)”, poi con il mouse selezioniamo nella riga di immissione il solo carattere “2” e da Menu-Formato-Carattere-Posizione scegliamo “apice”. Confermando con invio otteniamo il risultato desiderato.
• La cella C3 contiene una scritta troppo lunga che esce dai bordi della cella stessa, vorremmo che fosse spezzata su due righe. Poniamoci in C3 e modifichiamo il formato della cella: Menu-Formato-Celle-Allineamento-Scorrimento testo automatico.

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

Ora vogliamo che il contenuto di queste celle sia visualizzato in grassetto e sia centrato: dopo aver selezionato le celle, tra le icone che si trovano nella barra di formattazione troviamo i pulsanti giusti da cliccare per ottenere questi effetti. Possiamo ripetere queste operazioni per ognuna delle celle oppure... [Gli informatici sono estremamente pigri (addirittura più dei matematici), poiché odiano ripetere le stesse operazioni e gli stessi gesti hanno inventato delle macchine bravissime a ripetere stupide operazioni.] Invece che modificare per tre volte il formato di una cella è possibile selezionare le tre celle e aggiustarne il formato assieme.

Per selezionare un gruppo di celle contiguo e rettangolare basta cliccare sulla cella in alto a sinistra e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinare il cursore fino alla cella in basso a destra. Quando si rilascia il tasto del mouse il colore delle celle selezionate apparirà invertito.

Ora vogliamo aggiungere una riga che contenga i totali della superficie e della popolazione:

• B11: =somma(B4:B9) (grassetto).
• C11: =somma(C4:C9) (grassetto).

Se ora effettuiamo un doppio clic nella cella B10 ci viene evidenziata la formula e la zona di celle su cui lavora.

Dato che la somma di un gruppo contiguo di celle è molto frequente, ci sono molti modi per immettere queste formule. Proviamo a vederli, poi, a seconda dei casi useremo quello più comodo. Per prima cosa cancelliamo il contenuto delle celle B10:C10. Ci riportiamo nella cella B10 e: iniziamo a scrivere la formula:

=somma(

selezioniamo con il mouse le celle B4:B10, chiudiamo la parentesi tonda e confermiamo con il tasto

Per la cella C11 proviamo ad usare un altro metodo. Una volta portati nella cella C11, clicchiamo l'icona della sommatoria che si trova in alto a sinistra della casella di inserimento se le scelte di Calc ci vanno bene, confermiamo la formula con il tasto .

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

I numeri con troppe cifre sono difficili da leggere e valutare, per facilitare questo compito, di solito, si separano le cifre a gruppi di 3 con dei puntini, i separatori delle migliaia (delle virgole per gli anglosassoni che usano invece il punto per separare la parte intera da quella decimale). Selezioniamo le celle da B4 a C10 e da Menu-Formato-Celle-Numeri scegliamo il numero con il separatore delle migliaia e senza cifre decimali.

I caratteri con cui stiamo lavorando sono piuttosto piccoli, vogliamo aumentare la dimensione della font dei caratteri per tutte le celle del foglio. Per selezionarle tutte in un solo colpo possiamo cliccare nell'angolo della cornice con le intestazioni delle righe e delle colonne, il rettangolino che si trova sopra a “1” e a sinistra di “A”. Una volta selezionato tutto il foglio di lavoro, nella barra di formattazione cambiamo la dimensione del font da 10 a 12.

A questo punto può succedere un effetto spiacevole: alcune celle dove prima c'era un numerone ora appaiono tre cancelletti: “###”. Cosa è successo? Se una cella non è abbastanza grande per contenere un numero questo non viene tagliato. Poiché non è accettabile che un numero venga visualizzato solo in parte, quando non può essere contenuto in una cella, viene sostituito da un simbolo convenzionale: “###”. Per vedere di nuovo il nostro numero possiamo seguire una delle seguenti strade:

1. Togliere i puntini delle migliaia.
2. Diminuire le dimensioni del carattere.
3. Allargare la cella.

La soluzione più adatta nel nostro caso è la terza. Clicchiamo con il tasto destro del mouse sull'intestazione della colonna da allargare e dal menu a tendina che appare scegliamo la voce: “Larghezza colonna”. Nel campo di inserimento al posto di 2,62 scriviamo 3 e confermiamo. La colonna si sarà allargata un pochino e i numeri verranno di nuovo visualizzati.

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

A volte può essere utile avere i dati ordinati rispetto ad un certo criterio. Se i continenti fossero decine o centinaia, per trovare i dati relativi ad uno di questi sarebbe comodo averli scritti in ordine alfabetico. Possiamo dire Calc di ordinare le righe in base al contenuto di una colonna. Se vogliamo ottenere i continenti in ordine alfabetico selezioniamo il blocco di celle da A4:C9 e attraverso il Menu-Dati-Ordina scegliamo come primo criterio la colonna “A”. Confermando, otteniamo le righe ordinate in ordine alfabetico dall'Africa all'Oceania.

Se vogliamo i continenti ordinati dal più popolato al meno popolato, sempre dopo aver selezionato tutte le celle che contengono i dati da ordinare, scegliamo dal Menu-Dati-Ordina come primo criterio la colonna C e come ordine quello discendente. In un batter d'occhio ritroveremo i nostri dati ordinati per popolazione.

Riassumendo

• È possibile selezionare un blocco di celle con il mouse o con la tastiera.
• È possibile assegnare un formato a tutte le celle di un blocco.
• È possibile calcolare la soma dei numeri contenuti in blocchi di celle.
• È possibile disegnare i contorni delle celle.
• Si può ordinare un blocco di celle in base a diversi criteri.
• Spesso ci sono molti modi diversi per eseguire la stessa operazione. È importante saper usarne uno, poi gli altri si imparano con il tempo e con l'uso.

Copiare in modo intelligente

Come ricopiare formule usando indirizzi relativi e assoluti.

Riprendiamo i dati già usati nel capitolo precedente, con delle semplici formule possiamo ottenere delle informazioni nuove. Possiamo, ad esempio, far calcolare la densità di popolazione per mezzo della formula popolazione/superficie.

• D3: Densità ab/km2 (centrato, grassetto).
• D3: Selezionare nella riga di input il solo 2 (formato-carattere-posizione-apice).
• D3: (formato cella-allineamento-acapo automatico).
• D4: =C4*1000000/B4 (formato-celle-numeri- zero decimali).
• D5: =C5*1000000/B5 (formato-celle-numeri-zero decimali).
• D6: ... (...).

Dato che i continenti sono solo 6 non è un grande problema scrivere le 6 formule diverse una sotto l'altra, ma in un foglio di calcolo spesso si devono scrivere centinaia o migliaia di formule simili a queste! Chi ha progettato il foglio di calcolo ha previsto degli strumenti che permettono di ricopiare velocemente le formule. Ponendoci nella cella D4, appare nell'angolo in basso a destra, della cella stessa, un quadratino nero; con il mouse trasciniamo questo quadratino verso il basso fino a coprire tutte le celle in cui vogliamo ricopiare la formula.

Non solo il programma ha ricopiato la formula ma ha anche aggiustato gli indici, proprio come ci serviva. Da notare che quando viene ricopiata una formula vengono anche ricopiati i formati della celle in cui la formula è stata scritta.

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

Un'altra informazione interessante che possiamo ricavare dai pochi dati in nostro possesso è la percentuale rappresentata dalla superficie di un continente rispetto alla superficie totale delle terre emerse. La percentuale non è altro che un rapporto, il quoziente tra la superficie di un continente e il totale. Procediamo con il lavoro:

• E3: Perc. Sup. (centrato, grassetto).
• E4: =B4/B10.

Il risultato di questo calcolo è un numero compreso tra zero e uno, non è certo la percentuale cercata, se lavoriamo sulla carta, per trasformare questo numero nella percentuale basta moltiplicarlo per 100. Nei fogli di calcolo basta indicare nel formato della cella che quel numero deve essere inteso come una percentuale:

• E4: =B4/B10 (formato-celle-numeri-percentuale).
• E5: =B5/B10 (formato-celle-numeri-percentuale).
• ....

Anche qui, invece di riscrivere tutte le formule possiamo sfruttare le capacità del foglio di calcolo e farle ricopiare verso il basso. Dopo esserci posizionati nella cella E4, prendiamo il quadratino che appare in basso a destra e trasciniamolo verso il basso in modo da coprire le celle di tutti i continenti. Questa volta l'effetto non è quello desiderato: otteniamo una serie di errori! Come mai?

Osserviamo una delle celle in cui è comparso l'errore, la cella E5 contiene la formula =B5/B12. Per capire meglio la formula selezioniamo la cella con un doppio clic. Vengono evidenziate in rosso e blu le celle che sono utilizzate nella formula stessa. Appare evidente che B5 va bene, ma B11 doveva essere B10! Nella cella B12 non c'è niente e il foglio di calcolo la interpreta come se contenesse il valore 0. Giustamente produce un errore di divisione per 0.

Noi vogliamo che, nel ricopiare le formule, l'indice numerico di B4 venga modificato ma quello di B10 rimanga costante. Nei termini dei fogli di calcolo si dice che B4 deve essere un indirizzo relativo, B10 un indirizzo assoluto. Per essere pignoli a noi non occorre che tutto B10 sia assoluto, siccome vogliamo ricopiare la formula verso il basso ci basta che sia assoluta la parte numerica dell'indirizzo: l'10.

Per comunicare questi desideri al foglio di calcolo si mette davanti al riferimento che vogliamo sia assoluto il carattere dollaro: “$”. Questo fa si che il programma quando ricopia le formule non ne modifichi il riferimento. Aggiustiamo le nostre formule:

• E4: =B4/B$11 (formato-celle-numeri-percentuale).

Ora ricopiare la cella verso il basso produce l'effetto desiderato! Nella cella E5 ci sarà la formula =B5/B$10, nella cella E6 la formula =B6/B$10, e così via.

L'elaborazione numerica dei nostri dati è completa, disegniamo un bordo anche attorno alle nuove celle che abbiamo riempito ottenendo così un foglio presentabile.

E salviamo il lavoro fatto.

Riassumendo

• Si possono “ricopiare” formule trascinando il quadratino che appare in basso a destra di una cella selezionata.
• Quando ricopiamo una formula verticalmente gli indici relativi alla riga, i numeri, vengono modificati.
• Quando ricopiamo una formula orizzontalmente gli indici relativi alla colonna, le lettere, vengono modificati.
• Se vogliamo che, nel ricopiare una formula, un indice non venga modificato, basta che lo facciamo precedere dal carattere: “$”.

Diagrammi

Come rappresentare graficamente i dati.

Spesso un grafico dà una più immediata comprensione di un fenomeno rispetto ad una lista di numeri. I fogli di calcolo permettono di disegnare grafici di diversa forma.

Riprendendo il foglio dei continenti vogliamo aggiungere due grafici per rappresentare la superficie e la popolazione.

Apriamo il foglio su cui abbiamo lavorato finora selezioniamo le celle che contengono i dati che vogliamo rappresentare. Iniziamo costruendo un grafico a torta che riporti la superficie dei diversi continenti.

1. Selezioniamo le celle A4:B9.
2. Da menu scegliamo Inserisci-Diagramma, viene così aperta una finestra di dialogo che ci guida nella definizione del diagramma.
3. Controlliamo che sia selezionata la casella “Prima colonna come didascalia” e premiamo “Avanti”.
4. Nella seconda pagina di questo dialogo selezioniamo: “Rappresenta oggetti nell'anteprima”, e scegliamo il grafico a torta e “Serie di dati in Colonne”.
5. Nella terza pagina, scegliamo “normale”.
6. Nell'ultima pagina scriviamo il titolo (ad es. “Superficie”) e confermiamo cliccando sul bottone “Crea”.

A questo punto viene creato un diagramma. Un clic sul diagramma lo seleziona e fa apparire le maniglie di dimensionamento che permettono di modificarne le dimensioni. Quando è selezionato possiamo anche spostarlo dove vogliamo che appaia nella nostra pagina. Posizioniamolo subito sotto ai dati.

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

È possibile modificare i dati rappresentati nel diagramma cliccando con il tasto sinistro sul diagramma stesso e scegliendo, dal menu contestuale, la voce “Modifica area dati”.

Se vogliamo che il diagramma sia riquadrato da un bordo, dopo aver dato un doppio clic sul diagramma, scegliamo dal menu contestuale la voce “Area del diagramma”.

Se vogliamo modificare più profondamente il diagramma appena creato possiamo effettuare un doppio clic sul diagramma stesso. Il menu principale del foglio di calcolo cambia e cambiano anche i menu contestuali (quelli legati al tasto destro) a seconda di cosa viene puntato dal mouse. Dal menu “Inserisci” scegliamo “Legenda” e togliamo il segno di spunta su “Visualizza”.

La Legenda scompare, ma adesso il diagramma è di difficile interpretazione, operiamo dunque un'altra modifica: sempre dal menu Inserisci scegliamo “Etichette” e chiediamo che ci vengano mostrati i valori come percentuale e anche le etichette di testo. Se le etichette sono troppo lunghe e sbilanciano la rappresentazione conviene abbreviarle. Ora se il diagramma risulta troppo piccolo e non riempie bene lo spazio a sua disposizione possiamo cliccare vicino alla torta e allargarlo agendo sulle maniglie verdi che appaiono.

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

Ora se vogliamo un diagramma che contenga i dati relativi al numero di abitanti dobbiamo selezionare i nomi dei continenti e i valori della popolazione. Purtroppo questi valori non sono contigui, per selezionarli dobbiamo usare un trucco:

1. Selezioniamo con il mouse le celle A4:A9 e.
2. Selezioniamo le celle C4:C9 tenendo premuto contemporaneamente il tasto .

Il tasto permette di effettuare selezioni multiple su blocchi rettangolari non contigui. Dopo aver selezionato le aree contenenti i dati, dal menu-Inserisci scegliamo la voce “Diagramma”. Questa volta invece che un diagramma a torta vogliamo un istogramma. Come prima assicuriamoci che sia selezionata la voce “Prima colonna come didascalia”, nella pagina seguente selezioniamo “Rappresenta oggetti nell'anteprima”. Possiamo così accorgerci che la legenda, in questo caso non ha senso. Nell'ultima pagina scriviamo il titolo del diagramma: “Popolazione” e deselezioniamo la voce “Legenda”.

A questo punto creiamo il diagramma e lo posizioniamo in fianco al precedente.

Vogliamo ora disegnargli un riquadro attorno: doppio clic nel diagramma, poi: menu-Formato-Area del Diagramma, ...

Vogliamo anche che le etichette dell'asse x vengano scritte in verticale in modo da non essere spezzate: menu-Formato-Assi-AsseX e lì modifichiamo le etichette mettendo la rotazione a 90O selezionando “Sovrapponi” e deselezionando “A capo”.

Questo è un buon momento per salvare il lavoro fatto.

Ora i diagrammi sono come li volevamo. Prima di considerare finito il lavoro dobbiamo però controllare di poterlo stampare in un'unica pagina. Clicchiamo fuori dai diagrammi, in una cella qualunque, poi da Menu-Visualizza scegliamo “Interruzioni di pagina”. Una linea blu delimiterà i contorni delle varie pagine, modifichiamo le dimensioni dei diagrammi o spostiamoli in modo da farli rientrare tutti in un'unica pagina, assieme ai dati.

Se la scala della visualizzazione si è troppo ridotta possiamo cliccare con il destro sulla percentuale presente nella barra di stato (in basso) e scegliere il valore “100%”. Possiamo anche agire sul formato della pagina: Menu-Formato-Pagina dove possiamo agire sull'orientamento della pagina (verticale o orizzontale), sui margini (possiamo ridurli per lasciare più posto ai contenuti) sull'intestazione o sul piè di pagina: togliamo l'intestazione e modifichiamo il piè di pagina scrivendo a sinistra la data e a destra il nostro nome.

Un'occhiata al lavoro svolto con l'anteprima di stampa può rassicurarci che è tutto disposto per bene nella pagina. Se siamo soddisfatti possiamo considerare finito il lavoro, altrimenti chiudiamo l'anteprima e modifichiamo gli aspetti che non ci piacciono.

Salviamo ancora una volta il lavoro ed eventualmente stampiamolo.

Riassumendo

• Il modo più semplice per realizzare un diagramma è quello di selezionare i dati che vogliamo rappresentare e poi scegliere Menu-Inserisci-Diagramma.
• Nel dialogo di costruzione di un diagramma possiamo scegliere diverse caratteristiche: etichette, tipo e sottotipo, assi, legenda, titoli, ....
• Una volta costruito un diagramma è possibile modificarlo usando il menu che appare dopo aver effettuato un doppio clic sul diagramma stesso.
• È Importante salvare spesso il proprio lavoro.
• La vista con interruzioni di pagina permette di impaginare in modo efficace il nostro lavoro.
• Il menu-Formato-Pagina permette di intervenire sull'orientamento, le dimensioni, i margini, le intestazioni, i piè di pagina, ....